合同会社ポートベイス プライバシーポリシー
合同会社ポートベイスは、お客様（取引先ご担当者様を含みます。）の個人情報の保護について、次のとおりプライバシーポリシー（以下「本ポリシー」）を定め、本ポリシーに基づき適正に個人情報を取り扱います。なお、本ポリシーで使用する用語の意味は、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」）に準拠するものとします。
また弊社では、利用者の個人情報の保護を図るため、法令、その他の規範などの変更に伴い、プライバシーポリシーを改定する場合があります改定があった場合はホームページにてお知らせいたします。
1. 利用目的
弊社が取得する個人情報の種類と利用目的は次の通りです。弊社では、目的の範囲内に限り、個人情報を利用します。なお、ここに定めのない目的で取得する場合は、個人情報の取得時に予め利用目的を明示して取得します。
| 個人情報の種類 | 利用目的 |
| 弊社ウェブサイトからお問い合わせされるお客様の個人情報 (氏名、会社名、部署名、役職名、住所、電話番号、メールアドレス、予定催事内容等) | ・お問い合わせ内容への対応 |
| 弊社施設、設備の利用申し込み手続きにより取得した個人情報 (氏名、会社名、部署名、役職名、住所、電話番号、メールアドレス、予定催事内容等) | ・料金請求業務 |
| 弊社施設で開催された催事でのアンケート等で取得する個人情報 (氏名、年齢、性別、住所、電話番号、メールアドレス等) | ・弊社施設、サービスの業務改善 |
| その他、弊社が取得した個人情報 (氏名、会社名、部署名、役職名、住所、電話番号、メールアドレス等) | ・弊社営業活動(弊社施設及び関連サービス等のご案内) |
2. 個人情報の安全管理措置
- 基本方針の策定
- 個人情報の適正な取扱いの確保のため、関係法令・ガイドライン等の遵守、質問及び苦情処理の窓口等についての基本方針を策定しています。
- 個人情報の取扱いに係る規律の整備
- 取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者、担当者及びその任務等について個人情報の取扱規程を策定しています。
- 組織的安全管理措置
- 個人情報の取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人情報を取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人情報の範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
- また、個人情報の取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者に対する監査を実施しています。
- 人的安全管理措置
- 個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。
- また、個人情報についての秘密保持に関する事項を就業規則に規定しています。
- 物理的安全管理措置
- 個人情報を取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人情報の閲覧を防止する措置を実施しています。
- また、個人情報を取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人情報が判明しないよう措置を実施しています。
- 技術的安全管理措置
- アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
- また、個人情報を取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。
3. 個人情報の第三者への提供
- 本人の同意を得ている場合
- 本人の同意を得ることが困難な場合であって、法令等が定める手続に基づいた上で、次に示す事項又はそれと同等以上の内容の事項を、あらかじめ、本人に通知するか、又はそれに代る同等の措置を講じているとき
- 第三者への提供を目的とすること
- 第三者に提供される個人データの項目
- 第三者への提供の手段又は方法
- 本人の請求などに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止すること
- 取得方法
- 本人からの請求などを受け付ける方法
- 法人その他の団体に関する情報に含まれる当該法人その他の団体の役員及び株主に関する情報であって、かつ、本人又は当該法人その他の団体自らによって公開または公表された情報を提供する場合であって、前項で示す事項またはそれと同等以上の内容の事項をあらかじめ、本人に通知するか、又は本人が容易に知り得る状態に置いているとき
- 利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データの取扱いの全部又は一部を委託するとき
- 合併その他の事由による事業の承継に伴って個人データを提供する場合であって、承継前の利用目的の範囲内で当該個人データを取り扱うとき
- 法令に基づく場合
- 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
- 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
- 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがあるとき
- その他、法令で認められる場合であるとき
4. 個人情報の第三者との共同利用
- 共同して利用すること
- 共同して利用される個人情報の項目
- 共同して利用する者の範囲
- 共同して利用する個人情報の利用目的
- 共同して利用する個人情報の管理について責任を有する者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者の氏名
- 取得方法
5. 個人情報の取扱いの委託
弊社は、利用目的の範囲内で、個人情報の取扱いを外部に委託する場合があります。その場合、弊社と同等以上の個人情報保護体制を有している委託先を選定し、定期的な確認を実施してまいります。
6. 個人関連情報(弊社WebサイトのCookie及びWeb Beacon等について)
弊社Webサイトへアクセスされた際、サイト内に設置されているCookieやWeb Beaconによって取得された情報については、それらの提供元が第三者である場合、当該第三者に個人関連情報として提供されることとなります。
- Cookie(クッキー)等について
弊社Webサイトでは、お客様が適切にWebサイトをご利用頂くため、Cookie(Cookie)等の技術を利用して、お客様のWebサイトの利用状況を把握するのに必要な情報を収集しています。これらによって取得する情報だけでは、個人を識別する情報は含まれません。
お客様は、ご利用のWebブラウザやセキュリティソフトの設定等により、Cookie等を拒絶することは可能です。ただし、当社Webサービスを正常にご利用頂けない状況が発生する場合があります。設定方法については、各ソフトの製造元へご確認ください。 - Google社等のアクセス解析サービスの利用について
当社Webサイトでは、Webサイトの全体的な閲覧状況の分析やコンテンツの利便性の改善を目的として、Google Analytics(グーグルアナリティクス)を用いたサイト閲覧情報の収集を行っています。
この収集結果(アクセス解析結果)では、本人を識別したり、識別された本人個人のアクセス行動を追跡することはできません。しかし、他のGoogle社のサービスを導入しているサイトをお客様が利用すること等を経て、Google社で蓄積されたデータがGoogle社の広告をはじめとする各サービスに活用されることがあります。
お客様がこのような情報の収集や利用を望まない場合、ご自身で無効化(オプトアウト)することで停止することが可能です。以下に弊社に関連する各サービスをご案内いたしますので、ご確認ください。
・Google Analytics利用規約
・Google のサービスを使用するサイトやアプリから収集した情報のGoogleによる使用
・Google Analyticsオプトアウトアドオンのダウンロード
・Google 広告のカスタマイズ
・Google 特定の広告のブロック
7. 個人情報の開示等に関する手続き
当社は、次に定めるとおり開示等の請求（利用目的の通知、個人情報又は第三者提供の記録の開示、訂正・追加・削除、利用の停止・第三者提供の停止をいいます。）に対応します。
- 利用目的の通知又は個人情報若しくは第三者提供記録の開示
お客様は、弊社に対し、個人情報保護法において認められる範囲内において、利用目的の通知を求め、又は、個人情報若しくは第三者提供記録の開示を請求することができます。ただし、弊社は、次の場合には、開示を行わないことがあります。- 開示することでご本人様又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
- 開示することで弊社の業務の適正な実施に著しい支障を生ずるおそれがある場合
- 開示することが法令に違反することとなる場合
- 開示の請求がご本人様からであることが確認できない場合
- 訂正・追加・削除
お客様は、個人情報の訂正・追加・削除を請求することができます。その場合、弊社は、利用目的の達成に必要な範囲内で遅滞なく調査を行い、その結果に基づき、個人情報保護法において認められる範囲内において、当該個人情報の訂正・追加・削除を行います。 - 利用の停止又は第三者提供の停止
お客様は、個人情報の利用の停止又は第三者提供の停止を請求することができます。その場合、弊社は、個人情報保護法に従って適切に対応します。 - 手続き
お客様は、開示等の請求を行う場合には、弊社所定の請求書に所定事項を記入の上、弊社指定の本人確認資料を同封の上、弊社が指定する下記送付先までご郵送ください。
（送付先）〒460-0007 名古屋市中区新栄2-1-9 雲竜フレックスビル西館5F
合同会社ポートベイス PORTBASE 準備室(ダイアモンドホール内)
個人情報開示請求窓口
8. 個人情報の苦情及び相談の窓口
当社における個人情報の取扱いに関する苦情・相談等は、下記窓口までお寄せください。なお、対応に必要な範囲で本人確認をさせていただく場合がありますのでご承知おきください。
〒460-0007 名古屋市中区新栄2-1-9 雲竜フレックスビル西館5F
合同会社ポートベイス PORTBASE 準備室(ダイアモンドホール内)
ＴＥＬ：052-265-7586 (祝日を除く月曜～金曜日・11:00～18:00)
メールアドレス：info@portbase.co.jp
